Nieprzesadzonym będzie stwierdzenie, że skuteczny i nowoczesny urząd nie może funkcjonować bez dobrze rozwiniętego zaplecza informatycznego. Informatyka pełni w urzędzie ważną rolę. Ma wspomagać inspektorów przy realizacji zadań ustawowych, przyśpieszyć, ale i ułatwiać ich pracę oraz eliminować błędy. Ponadto ma usprawnić interakcję pomiędzy instytucją a klientem. Wszystko to przekłada się na efektywną pracę urzędników oraz pozytywny odbiór przez klienta.
Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa (PIORiN) od zawsze dostrzegała kluczową rolę informatyki jako narzędzia wspierającego pracę Inspekcji. Pierwszy system informatyczny powstał już pod koniec lat dziewięćdziesiątych, a docelowy, obecnie stosowany, na początku lat dwutysięcznych. Ponadto, Inspekcja chętnie i regularnie korzysta z systemów informatycznych innych jednostek, zarówno w kraju jak i za granicą i wielokrotnie pozostaje aktywną stroną poszukującą możliwości wsparcia swojej pracy przy wykorzystaniu zasobów informatycznych innych jednostek.
Rozwój systemów informatycznych i wdrażanie nowych technologii stanowi ważną część „Strategii rozwoju PIORiN na lata 2022-27”. Świadomość roli informatyki w skutecznym realizowaniu zadań powoduje, że Inspekcja, pomimo faktu, że inwestowanie w rozbudowę zaplecza informatycznego jest bardzo kosztowne, w ostatnich latach nadała wysoki priorytet takim działaniom i dzięki temu udało się zapoczątkować wdrożenie wielu rozwiązań informatycznych.
Podstawowy system informatyczny Inspekcji doczekał się kompleksowej modernizacji technologicznej. Przeprowadzone prace pozwoliły na uruchomienie systemu na najnowszych wersjach oprogramowania, zarówno po stronie serwera, jak i stacji roboczych inspektorów. Działania te zabezpieczyły poprawne działanie systemu na zmieniającym się sprzęcie komputerowym i systemach operacyjnych i pozwolą na przebudowę aplikacji w duchu najnowszych rozwiązań UX i UI. Pierwsze prace w tym zakresie rozpoczną się już w 2023 r.
Wraz z reorganizacją bazy laboratoryjnej Inspekcji, rozpoczęto również wdrażanie kompletnie nowego systemu informatycznego klasy Laboratory Information Management Software, który pozwoli na wydajniejszą, nowocześniejszą oraz bardziej elastyczną obsługę badań laboratoryjnych.
W całości wdrożono unijny system TRACES NT do obsługi importu towarów pochodzenia roślinnego z państw nie będących członkami Unii Europejskiej oraz finalizowane są pracę nad produkcyjnym wdrożeniem systemu do obsługi eksportu takich przesyłek. Pierwsi eksporterzy skorzystali już z tego ułatwienia i poprzez system TRACES wystawiono pierwsze elektroniczne świadectwa fitosanitarne. Narzędzie to jest rewolucyjne i całkowicie zmienia zasady przemieszczania towarów z i do krajów pozaunijnych – eliminując dokumentację papierową potwierdzającą właściwy status przesyłek oraz konieczność składania papierowej dokumentacji przez przedsiębiorców.
Ponadto tworzone są narzędzia wspierające pracę inspektorów, m.in. tworzona jest aplikacja zawierająca bazę zezwoleń na stosowanie środków ochrony roślin. Baza ta zastąpi dotychczasową dokumentację papierową liczącą wiele tysięcy dokumentów i pozwoli w łatwy sposób na dowolnym urządzeniu wyszukać informacje o kontrolowanych środkach ochrony roślin. Powstaje również baza agrofagów zawierająca podstawowe informację o organizmach szkodliwych, występujących na roślinach i materiałach pochodzenia roślinnego. Baza ta również zastąpi dotychczasowe materiały papierowe, będące wskazówkami w zakresie prowadzenia kontroli występowania takich organizmów.
Wdrażane są również inne rozwiązania stopniowo eliminujące dokumentację papierową w czynnościach Inspekcji. W Głównym Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa (GIORiN) wdrożony został system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, który pozwala na obieg dokumentów w urzędzie jedynie w postaci cyfrowej. Również kontakt służbowy pomiędzy GIORiN a innymi urzędami realizowany jest prawie wyłącznie w postaci cyfrowej z wykorzystaniem platformy EPUAP. Docelowo większość dokumentacji powinna być dostarczana w postaci cyfrowej również do klientów naszej Inspekcji, szczególnie w kontekście wdrożenia ustawy o e-doręczeniach. GIORiN niezależnie od obowiązków ustawowych, wdraża stopniowo rozwiązania, które umożliwią dostarczanie klientom oryginałów dokumentów w postaci cyfrowej m.in. poprzez wyposażanie pracowników Inspekcji w kwalifikowane podpisy elektroniczne i modyfikowanie posiadanych systemów informatycznych, aby powstająca w nich dokumentacja mogła zostać podpisana elektronicznie i bezpośrednio dostarczona do odbiorcy na wskazaną skrzynkę pocztową. W Inspekcji prowadzone są także testy przed produkcyjnym wdrożeniem aplikacji dla próbobiorców materiałów roślinnych pod kątem obecności GMO. Aplikacja ta pozwoli próbobiorcy przygotować dokumentację z pobrania próby w postaci cyfrowej i dostarczyć ją bezpośrednio do systemu laboratoryjnego.
Inspekcja będzie dążyć do dalszego cyfryzowania czynności realizowanych przez urząd. W tym celu utworzone zostały zespoły mające na celu inwentaryzację realizowanych procedur, ich uproszczenie oraz ujednolicenie, a następnie ich dostosowywanie do realizacji w postaci elektronicznej. Konsekwentnym krokiem cyfryzacji procedur, będzie przebudowa posiadanych systemów informatycznych oraz budowa nowych, które pozwolą na interakcję z klientem Inspekcji, aby dostarczyć mu narzędzia, dzięki którym będzie mógł załatwić swoją sprawę w urzędzie w formie elektronicznej.
Praca inspektorów w wielu systemach informatycznych, zarówno własnych jak i innych urzędów oraz udostępnianych przez organizację międzynarodowe (głównie unijne), wymaga posiadania m.in. indywidualnego służbowego adresu e-mail. Inspekcja finalizuje wdrożenie dedykowanego systemu pocztowego, w całości opartego na własnych zasobach, który dostarczy każdemu pracownikowi służbową skrzynkę pocztową.
Równie ważne jak aktualizacje i budowa systemów i aplikacji informatycznych jest również modernizacja posiadanego sprzętu informatycznego i to zarówno naszych inspektorów, ale również zasobów serwerowych i sieciowych. Systematycznie w GIORiN będą wymieniane najsłabsze jednostki komputerowe, na nowoczesne, które posłużą przez kolejne lata. Modernizacja systemów informatycznych położy duży nacisk na możliwość wykorzystywania urządzeń mobilnych przy prowadzeniu czynności kontrolnych przez pracowników PIORiN, co wymusi modernizację sprzętu również w jednostkach wojewódzkich Inspekcji.
Inspekcja poza realizacją wdrożeń informatycznych kluczowych dla efektywnego działania tu i teraz, prowadzi również działania mające na celu wykorzystanie innowacyjnych technologii w przyszłości. Inspekcja uczestniczy w pracach i projektach badawczych wykorzystujących m.in. bezzałogowe statki powietrzne (drony) do monitorowania stanów upraw oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii teledetekcyjnych w procesie produkcji żywności.
Poza budową i rozwojem własnego zaplecza informatycznego, Inspekcja dąży także do interakcji i współdzielenia zasobów i informacji z innymi urzędami, tak aby podnieść nadzór i skuteczność realizowanych zadań. W tym celu nawiązywana jest współpraca m.in. z Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa czy też Krajową Administracją Skarbową w celu otrzymania dostępu do zasobów tych instytucji.
Należy pamiętać, że rozwój informatyki to nie tylko budowa systemów informatycznych i unowocześnianie wyposażenia. Informatyka w administracji to również przełamywanie wielu barier i działania te są równie ważne jak modernizacje technologiczne. Są to m.in. bariery finansowe – informatyzacja wymaga bowiem bardzo wysokich nakładów finansowych na zakup dedykowanego wyposażenia, oprogramowania oraz technologii. Wymaga również pozyskania specjalistów z dziedziny IT oraz umiejętnego wykorzystania własnych zasobów ludzkich, aby doświadczenie i wiedzę pracowników przekuć na rozwiązania informatycznego. Przełamywane muszą być również bariery proceduralne, które często wynikają wprost z przepisów prawa lub z wypracowanych mechanizmów. Podejmowane działania mają na celu zmiany obowiązujących norm, aby możliwa była realizacja zadań ustawowych również lub wyłącznie w postaci cyfrowej. Bardzo ważną barierą do przełamania jest także zmiana mentalności pracowników urzędu oraz klientów Inspekcji i pokazanie im, że realizacja zadań możliwa jest przy pomocy narzędzi IT oraz że jest ona dzięki temu skuteczniejsza i efektywniejsza. Są to również wyzwania, przed którymi stoi nasza Inspekcja.
Przedstawiając powyższe, widocznym jest, że bardzo dużo dzieje się w obszarze informatyki w PIORiN. Jednak nadal wiele obszarów działalności Inspekcji wymaga zmian i inwestycji w celu lepszego korzystania z ułatwień cyfrowego świata. Przed nami wiele pracy, aby podążać za zmieniającymi się technologiami oraz potrzebami współczesnego społeczeństwa. Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa dąży jednak do tego, aby skutecznie wykorzystywać informatykę w służbie zdrowiu roślin z korzyścią dla polskiego rolnictwa, rozwoju bezpiecznego handlu roślinami i produktami roślinnymi, a także zdobywania nowych rynków zbytu.
